Les entreprises doivent se rapprocher au mieux de ses cibles, qu’elles opèrent dans le BtoB ou le BtoC. Aujourd’hui, le téléphone reste l’un des canaux les plus efficaces et les plus utilisés pour y arriver. Sachant qu’une structure peut recevoir un important volume d’appels au quotidien, il est primordial d’établir une permanence téléphonique d’entreprise. Ce service, souvent externalisé, est en mesure de prendre en charge la gestion de la communication téléphonique. Ci-après quelques points importants à retenir sur le sujet.
Le mode de fonctionnement d’une permanence téléphonique
Une permanence téléphonique est un service permettant l’externalisation de la gestion des appels entrants. Elle est surtout amenée à fournir toutes les informations pertinentes aux prospects et aux clients. Ces renseignements concernent souvent des produits ou services. Ce type de prestation est souvent entrepris par une agence spécialisée dans le domaine. Celle-ci traite les appels en fonction des consignes spécifiques procurées par l’entreprise cliente.
En collaborant avec une entreprise spécialisée dans lapermanence téléphonique d’entreprise, les commanditaires pourront lui confier différentes tâches telles que :
- L’accueil téléphonique : demandes d’informations sur un produit ou un service, réclamations, échanges avec un responsable…
- Le transfert des appels : échanges avec un responsable en particulier, un niveau hiérarchique supérieur…
- La prise de rendez-vous : avec les fournisseurs ou partenaires.
- La prise de messages ;
- …
Comme son nom l’indique, ce service doit être opérationnel à tout moment, en fonction des besoins du commanditaire. Généralement, il est en mesure d’assurer les missions sur des plages horaires très larges : les week-ends, les jours fériés…
Les principales raisons d’avoir une permanence téléphonique
Une entreprise doit disposer d’un numéro d’assistance téléphonique. Cet aspect joue un rôle prépondérant pour garantir la crédibilité de la marque. En même temps, elle doit proposer un service client à la fois réactif et dynamique. C’est crucial pour toutes les opérations commerciales. La société se doit d’être disponible pour permettre au public de la contacter régulièrement. Elle doit être en mesure de répondre aux requêtes des prospects et clients. Cela renforce clairement la crédibilité de la marque.
Avoir un service de permanence téléphonique d’entreprise est une solution efficace pour augmenter la satisfaction client. Même actuellement, à l’ère du digital, les consommateurs cherchent en premier le numéro de téléphone de la marque. Ils préfèrent s’adresser directement à une personne qui pourrait les guider dans leurs requêtes et les aider à résoudre leur problème dans l’immédiat. Le contact téléphonique est considéré plus efficace qu’un e-mail ou un message. Les clients sont plus satisfaits au téléphone qu’avec les canaux cités précédemment.
Pour votre information, une société spécialisée dans le contact téléphonique est souvent constituée d’une équipe de plusieurs téléconseillers. Ces derniers disposent des compétences nécessaires pour traiter les appels de manière professionnelle. Ils ont suivi des formations. D’autant plus qu’ils sont dotés d’une expérience significative dans la relation client. Les commanditaires pourront en effet se focaliser sur le cœur de leur business et remettre entre les mains d’experts les tâches associées au service client.
Quelles solutions pour la mise en place d’une permanence téléphonique ?
Les entreprises disposant de ressources financières nécessaires ont la possibilité de mettre en place en interne un service de permanence téléphonique d’entreprise. Par contre, ce privilège n’est pas donné à tout le monde. Cela demande différentes obligations telles que le recrutement, les charges salariales et patronales, l’achat de matériels divers, la location de locaux…
La plupart optent notamment pour l’externalisation de ce service. Le prestataire se charge de toutes les démarches : recruter, former, encadrer… La flexibilité est au rendez-vous puisqu’il est en mesure de travailler au-delà même des horaires d’ouverture des bureaux. D’autant plus que les tarifs sont souvent fixés en fonction des appels traités. Les commanditaires peuvent également choisir entre différentes formules qui incluent des tarifs bien abordables. Il suffit de choisir l’offre adaptée pour bénéficier des avantages d’une permanence téléphonique externalisée.